Положение об обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец
1. Общие понятия и область применения
1.1. Определения терминов:
База персональных данных — именованная совокупность упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме картотек персональных данных.
Ответственное лицо — назначенное лицо, которое организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом.
Владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или с согласия субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, которое утверждает цель обработки персональных данных в этой базе, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не определено законом.
Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных.
Общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги и другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещённые и опубликованные с ведома субъекта персональных данных. Социальные сети и интернет-ресурсы, в которых субъект оставляет свои персональные данные, не считаются общедоступными источниками, кроме случаев, когда субъект прямо указал, что данные размещены для свободного распространения и использования.
Согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии со сформулированной целью их обработки.
Обезличивание персональных данных — удаление сведений, позволяющих идентифицировать лицо.
Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, осуществляемых полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в картотеках персональных данных, связанных со сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием и уничтожением сведений о физическом лице.
Персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано.
Распорядитель базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владелец базы или закон предоставил право обрабатывать эти данные. Лицо, которому поручены технические работы с базой без доступа к содержанию персональных данных, не является распорядителем базы.
Субъект персональных данных — физическое лицо, в отношении которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных.
Третье лицо — любое лицо, кроме субъекта персональных данных, владельца или распорядителя базы и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владелец или распорядитель передаёт персональные данные в соответствии с законом.
Особые категории данных — персональные данные о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данные о здоровье или половой жизни.
1.2. Настоящее Положение обязательно для ответственного лица и сотрудников продавца, которые непосредственно обрабатывают персональные данные и/или имеют к ним доступ в связи с исполнением своих служебных обязанностей.
2. Перечень баз персональных данных
2.1. Продавец является владельцем базы персональных данных контрагентов.
3. Цель обработки персональных данных
3.1. Цель обработки персональных данных в системе — обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставления, получения и осуществления расчётов за приобретённые товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины и Законом Украины «О бухгалтерском учёте и финансовой отчётности в Украине».
4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта
4.1. Согласие субъекта должно быть добровольным волеизъявлением физического лица о предоставлении разрешения на обработку его персональных данных в соответствии со сформулированной целью обработки.
4.2. Согласие может предоставляться в следующих формах:
- Документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать документ и физическое лицо.
- Электронный документ с обязательными реквизитами, позволяющими идентифицировать документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление о разрешении на обработку персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта.
- Отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.
4.3. Согласие субъекта предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.
4.4. Уведомление субъекта о включении его данных в базу, правах, определённых Законом Украины «О защите персональных данных», цели сбора и лицах, которым передаются данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.
4.5. Обработка персональных данных о расовом или этническом происхождении, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных о здоровье или половой жизни (особых категорий данных) запрещается.
5. Местонахождение базы персональных данных
5.1. Указанные в разделе 2 базы персональных данных находятся по адресу продавца.
6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам
6.1. Порядок доступа третьих лиц к персональным данным определяется условиями согласия субъекта, предоставленного владельцу на обработку этих данных, или требованиями закона.
6.2. Доступ третьему лицу не предоставляется, если оно отказывается принять обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины «О защите персональных данных» или не способно их обеспечить.
6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подаёт владельцу запрос о доступе к персональным данным (далее — запрос).
6.4. В запросе указываются:
- Фамилия, имя, отчество, место жительства (пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего физическое лицо, подающее запрос (для заявителя — физического лица).
- Наименование и местонахождение юридического лица, подающего запрос; должность, фамилия, имя и отчество лица, удостоверяющего запрос; подтверждение соответствия содержания запроса полномочиям юридического лица (для заявителя — юридического лица).
- Фамилия, имя, отчество и другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, в отношении которого подаётся запрос.
- Сведения о базе персональных данных, в отношении которой подаётся запрос, или о её владельце либо распорядителе.
- Перечень запрашиваемых персональных данных.
- Цель и/или правовые основания запроса.
6.5. Срок изучения запроса относительно его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня поступления. В течение этого срока владелец уведомляет заявителя, что запрос будет удовлетворён либо данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определённого соответствующим нормативно-правовым актом. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня поступления, если иное не предусмотрено законом.
6.6. Отсрочка доступа третьих лиц допускается, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней со дня поступления запроса. Общий срок решения вопросов, затронутых в запросе, не может превышать сорока пяти календарных дней.
6.7. Уведомление об отсрочке направляется подавшему запрос третьему лицу письменно с разъяснением порядка обжалования решения.
6.8. В уведомлении об отсрочке указываются фамилия, имя и отчество должностного лица, дата отправки, причина отсрочки и срок удовлетворения запроса.
6.9. Отказ в доступе допускается, если доступ запрещён законом.
6.10. В уведомлении об отказе указываются фамилия, имя и отчество должностного лица, отказывающего в доступе, дата отправки и причина отказа.
6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе может быть обжаловано в суде.
7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники с доступом к данным в связи со служебными обязанностями и срок хранения данных
7.1. Владелец базы оснащён системными, программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают потерю, кражу, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку и копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.
7.2. Ответственное лицо организует работу по защите персональных данных при обработке в соответствии с законом и назначается приказом владельца базы. Обязанности ответственного лица по организации этой работы указываются в должностной инструкции.
7.3. Ответственное лицо обязано:
- Знать законодательство Украины в сфере защиты персональных данных.
- Разработать процедуры доступа сотрудников к данным в соответствии с их профессиональными, служебными или трудовыми обязанностями.
- Обеспечить выполнение сотрудниками требований законодательства Украины и внутренних документов владельца базы, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
- Разработать порядок внутреннего контроля соблюдения законодательства и внутренних документов, регулирующих обработку и защиту персональных данных, включая нормы о периодичности контроля.
- Сообщать владельцу базы о нарушениях сотрудниками законодательства и внутренних документов, регулирующих обработку и защиту данных, не позднее одного рабочего дня с момента обнаружения нарушений.
- Обеспечить хранение документов, подтверждающих согласие субъекта на обработку данных и уведомление субъекта о его правах.
7.4. Для выполнения обязанностей ответственное лицо вправе:
- Получать необходимые документы, включая приказы и другие распорядительные документы владельца базы, связанные с обработкой персональных данных.
- Делать копии полученных документов, в том числе файлов и любых записей в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах.
- Участвовать в обсуждении своих обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при обработке.
- Вносить предложения по улучшению деятельности и методов работы, представлять замечания и способы устранения обнаруженных недостатков обработки данных.
- Получать объяснения по вопросам обработки персональных данных.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
7.5. Сотрудники, непосредственно обрабатывающие персональные данные и/или имеющие к ним доступ в связи с исполнением служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать законодательство Украины и внутренние документы по обработке и защите данных в базах.
7.6. Сотрудники с доступом к данным, в том числе обрабатывающие их, обязаны не разглашать любым способом данные, которые им доверены или стали известны в связи с исполнением профессиональных, служебных или трудовых обязанностей. Обязательство действует и после прекращения деятельности, связанной с данными, кроме установленных законом случаев.
7.7. Лица с доступом к данным, в том числе обрабатывающие их, за нарушение требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно законодательству Украины.
7.8. Данные не должны храниться дольше, чем необходимо для цели хранения, и в любом случае не дольше срока, определённого согласием субъекта на обработку данных.
8. Права субъекта персональных данных
8.1. Субъект персональных данных имеет право:
- Знать местонахождение базы, содержащей его данные, её назначение, наименование, местонахождение и/или место жительства (пребывания) владельца или распорядителя либо поручить получение этой информации уполномоченным лицам, кроме установленных законом случаев.
- Получать информацию об условиях доступа к данным, в частности о третьих лицах, которым передаются его данные из соответствующей базы.
- Получать доступ к своим данным в соответствующей базе.
- Не позднее тридцати календарных дней со дня поступления запроса, кроме предусмотренных законом случаев, получать ответ о хранении его данных в базе и содержание хранящихся данных.
- Предъявлять мотивированное возражение против обработки своих данных органами государственной власти и местного самоуправления при осуществлении предусмотренных законом полномочий.
- Предъявлять мотивированное требование об изменении или уничтожении своих данных любым владельцем и распорядителем базы, если данные обрабатываются незаконно или недостоверны.
- Получать защиту данных от незаконной обработки, случайной утраты, уничтожения, повреждения в связи с умышленным сокрытием, непредоставлением или несвоевременным предоставлением, а также от предоставления недостоверных сведений или сведений, порочащих честь, достоинство и деловую репутацию физического лица.
- Обращаться по вопросам защиты прав на персональные данные в органы государственной власти и местного самоуправления, уполномоченные осуществлять их защиту.
- Применять средства правовой защиты при нарушении законодательства о защите персональных данных.
9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных
9.1. Субъект имеет право получать любые сведения о себе у любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, кроме установленных законом случаев.
9.2. Доступ субъекта к данным о себе осуществляется бесплатно.
9.3. Субъект подаёт владельцу базы запрос о доступе. В запросе указываются:
- Фамилия, имя и отчество, место жительства (пребывания) и реквизиты удостоверяющего личность субъекта документа.
- Другие сведения, позволяющие идентифицировать субъекта.
- Сведения о базе, в отношении которой подаётся запрос, или о её владельце либо распорядителе.
- Перечень запрашиваемых персональных данных.
9.4. Срок изучения запроса относительно его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней со дня поступления. В течение этого срока владелец уведомляет субъекта, что запрос будет удовлетворён либо данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определённого соответствующим нормативно-правовым актом.
9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней со дня поступления, если иное не предусмотрено законом.
10. Государственная регистрация баз персональных данных
10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьёй 9 Закона Украины «О защите персональных данных».